Gérer un projet avec Trello

La gestion de projets avec Trello

Trello est une application en ligne qui simplifie la gestion des projets, seul ou en équipe. Trello vous permettra d’organiser vos tâches facilement et visuellement, à l’aide de tableaux et de colonnes.

Gérer un projet, que ce soit en solo ou en mode collaboratif, nécessite un minimum d’organisation pour être productif. Il faut pour cela utiliser des outils efficaces car les fameux post-its et le carnet à spirale montrent rapidement leurs limites.
Les outils comme les e-mails et les tableurs ont également fait leur temps en ce qui concerne la gestion de projet : manque de souplesse, tout le monde n’est pas au même niveau d’information, les e-mails s’empilent, les pièces jointes se perdent, etc. La liste est longue.

Une méthode simple et gratuite pour gérer un projet

Parmi les nombreux logiciels et applications dédiés à la gestion de projets, Trello est rapidement sorti du lot.
Tout d’abord, parce qu’il est utilisable gratuitement. Même s’il existe une version premium, la version gratuite suffira amplement à la plupart des projets de petite et moyenne envergure.
Ensuite, parce qu’il est intuitif et simple à prendre en main, tout en se révélant très complet à l’utilisation.

Présentation de Trello

Même si tout le monde ne le connaît pas encore, Trello n’est pas récent. Lancé en 2011, il est disponible en français depuis septembre 2015.

Trello permet de gérer un projet en le subdivisant en une série de tâches qui peuvent ensuite être classées dans des colonnes pour être assignées à des personnes ou se voir affecter une date d’échéance par exemple. Le projet s’entend ici au sens large, tout pouvant être considéré comme un projet : créer un site web, gérer un planning rédactionnel, préparer un voyage, organiser un mariage, etc.

Les tâches sont appelées « cartes », elle se rangent dans des colonnes appelées « listes » qui sont elles-mêmes regroupées au sein d’un « tableau ». Vous créez autant de listes et de cartes qu’il sera nécessaire pour gérer votre projet, et ensuite vous déplacez les cartes d’une liste à une autre, d’un simple « cliqué-déplacé » en fonction de l’état d’avancement de votre projet. Vous avez ainsi à tout moment un aperçu global de votre projet sous une forme très visuelle. Et voilà, c’est à peu près tout ce qu’il y a à savoir pour commencer à utiliser Trello ! Comment faire plus simple ?

Par la suite, vous découvrirez quelques autres fonctionnalités bien utiles qui se greffent à ce système de cartes et de listes. Vous pourrez par exemple ajouter des photos à vos cartes, leur attribuer des codes couleurs ou encore des dates d’échéance. Vous pourrez également ajouter des personnes à votre équipe projet et les faire glisser sur les cartes directement à la souris.

Gérez votre projet comme vous l’entendez

La simplicité de Trello en fait un outil vraiment très souple. Il vous laisse gérer votre projet comme vous le souhaitez, sans vous contraindre à une méthode ou une autre. Vous pouvez ainsi adapter votre jeu de liste et de cartes à votre propre vision du projet. J’ai par exemple identifié 4 façons d’utiliser Trello, mais il en existe bien sûr de nombreuses autres !

Méthode 1 : « To do ; In progress ; Done »

Cette méthode concerne surtout les projets de petite taille où peu de personnes interviennent. Elle se limite à l’utilisation de 3 listes :

  • A faire
  • En cours
  • Terminé

Dans la première liste, vous ajoutez autant de cartes que de tâches à accomplir, puis vous les glissez dans la deuxième liste lorsque vous les avez entamées, pour enfin les mettre dans la dernière liste lorsqu’elles sont achevées.

Cette méthode pourrait par exemple être utilisée pour l’organisation d’un anniversaire :

Organiser un anniversaire avec Trello

Méthode 2 : « Une colonne par personne »

Cette méthode peut être utile si plusieurs personnes sont amenées à travailler sur le projet. Vous créez une liste par personne et chacun se retrouve avec sa série de tâches à effectuer. Lorsqu’une tâche est terminée, on glisse la carte correspondante dans la liste de la personne chargée de la suite.

Par exemple, une petite agence web pourrait utiliser ce genre de tableau :

Utiliser Trello en agence web

Méthode 3 : « Le calendrier »

Si vous avez une vision plus chronologique de votre projet, vous pouvez créer des listes sous forme de calendrier avec, par exemple, une colonne pour chaque mois de l’année ou pour chaque jour de la semaine.

Vous pouvez par exemple organiser votre semaine chaque lundi matin à l’aide de ce type de tableau :

Gestion de planning avec Trello

Méthode 4 : « Le workflow (ou processus métier) »

Cette méthode vous séduira pour gérer vos projets si vous utilisez des processus métier bien définis dans le cadre de votre travail. Vous pourrez ainsi créer dans Trello autant de listes que d’étapes dans votre workflow.

Une entreprise qui serait amenée à publier des brochures pourrait par exemple utiliser le tableau suivant :

Trello : gestion de projet en mode workflow

Conclusion

Même si les applications de gestion de tâches, de gestions de listes ou de gestion de projets sont légion, Trello parvient à tirer son épingle du jeu en alliant puissance et simplicité, souplesse et efficacité.

Simplicité d’utilisation et efficacité parce qu’on clique pour ajouter une carte, on la déplace à la souris, on attache des fichiers et des pièces jointes, on fixe des dates d’échéances aux tâches, etc.

Puissance et souplesse parce que le système de tableaux, listes et cartes permet de gérer énormément de types de projets différents.

Tout cela en proposant une version gratuite très peu limitée par rapport à la version premium et une compatibilité avec de nombreuses plateformes facilitant une utilisation nomade.

Toutefois, le petit bémol de ce genre d’application reste toujours le même : vos données ne sont pas hébergées chez vous et vous êtes dépendants d’un tiers. Dès lors, de nombreuses questions peuvent se poser : vos données sont-elles sécurisées ? Seront-elles toujours accessibles ? le service va-t-il perdurer ? Sera-t-il toujours gratuit ?

Pour essayer Trello dès maintenant, c’est ici : www.trello.com 

2 Responses to “La gestion de projets avec Trello”

  1. Max dit :

    Hello,

    Merci pour l’information, je vais creuser ça pour essayer de rajeunir la gestion de projet un peu « surannée » de mon employeur.

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